Öncelikle “Gönderilecek olan otomatik mesajı nasıl hazırlayacağız?” sorusunu cevaplayalım.

İlk adım olarak Outlook 2003′te e-posta düzenleyicimiz olarak Word kullan seçeneğini kapatmalıyız. Bu sayede taslak kaydı kullanabileceğiz.

Bunun için Tools(Araçlar) – Options (Seçenekler) seçilir. Mail format (Posta Biçimi) bölümünden Use Microsoft Word 2003 to edit my e-mail messages (E-postaları düzenlemek için Microsoft Office Word 2003′ü kullan) yazısı kapalı duruma getirilir.

Outlook 2007′de ise aynı menüde Editor Options (Editör Seçenekleri) seçeneğinin olduğunu göreceksiniz. 2007′de herhangi bir değişiklik yapmıyoruz.

Şimdi otomatik gönderilecek e-posta’yı oluşturalım. New (Yeni) – Mail Message (Posta İletisi) seçeneğini seçiyoruz.

Otomatik Mesajımızı yazdıktan sonra cc: kısmına dönülen mesaj kendimize de gelsin istiyorsak e-posta adresimizi yazıyoruz. To: bölümünü boş bırakıyoruz Subject bölümüne Otomatik cevap benzeri bir başlık yazabiliriz ve Save As (Farklı Kaydet) yapıp Type (Kayıt Türü) seçeneğini Outlook Template (Outlook Şablonu) seçerek kaydediyoruz.

Bir sonraki aşamada gelen maillere bu taslak ile dönülmesi için yeni bir kural oluşturmamız gerekiyor. Bunun için Tools (Araçlar) – Rules and Alerts (Kurallar ve Uyarılar) seçeneğini seçiyoruz.

Açılan pencerede New Rule (Yeni Kural) butonunu tıklayalım.

Rules wizard (Kural sihirbazı) penceresinde Start from a blank rule (Boş bir kuraldan başla) seçeneğinden uygun olanı işaretleyip ve Next (İleri) diyelim.

İlk adımda Sent only me (Sadece bana gönderilen) seçeneğini seçip Next (İleri) diyelim. Gelen ekranda Reply using a specific template (Belirli bir şablon kullanarak yanıtla) seçilir.

Daha sonra aynı sayfada Specific Template (Belirli bir ileti) kısmına tıklanarak oluşturulan taslağın yeri User Templates in File System (Dosya Sistemindeki Kullanıcı Şablonları) seçilerek gösterilir. Taslak gösterildikten sonra Next (İleri) denir.

Açılan pencerede kural için herhangi bir ayrıcalık yapılmak isteniyorsa işaretlenir, yoksa Next (İleri) ile geçilir.

En son Turn on this rule (Bu kuralı etkinleştir) seçeneği işaretlenerek bu kural aktif hale getirilir ve Finish (Son) tıklanır.

İşlemler bitirildikten sonra ekrana, bu özelliğin kullanılması için Outlook’un açık olması gerektiğiyle ilgili bir uyarı çıkar.

OK (Tamam) tıklanarak işlem sonlandırılır.

Kuralı kapatmak istediğimizde Rules and Alerts (Kurallar ve Uyarılar) bölümünde kuralın solunda bulunan butonu kapatmamız yeterli olacaktır.

Böylece size gelen maillere önceden hazırlanmış bir cevap ile dönülmesini ve cevabın kopyasının da size gelmesini sağlamış oluyoruz. Yapılan işlemlerin diğer adımları Office 2007′de de benzer seçenekler ile yapıldığından tekrar tekrar anlatmadım.